旅行商品 販売 仕事

「個人向け旅行商品」を販売する仕事Part.2

大量のメールチェックも大切な仕事

 

旅行業者で働く社員は出社後まずは、自分のパソコンに届いているメールをチェックします。毎日50通近くのメールを受けるため、その処理をするだけでも大変です。

 

主なものとして、予約スタッフからのメールや手配会社からのメールがあげられます。予約スタッフからのメールでは、予約に関するお客様フォローの連絡や問い合わせがほとんどです。

 

例えば「お客様のフライト情報が正しいの?正しくないの?」という手配会社からの指摘のメールや、観光ツアーの予約が満杯だったため他の日程ではどうでしょう?と予約スタッフからお客様に対して提案をしたメールなどなど・・・その一通一通に対して、正確に素早く返信していかなければなりません。

 

手配会社からはメルマガが送られてきたり、ツアー時間やプラン内容などの変更通知、時にはツアー中止の連絡が届くこともあります。そのうような時は営業などの関係部署にも素早くメールで連絡する必要が出てきます。お客様から予約を受ける際にも、必ず事前に変更内容をご案内したうえで、了承を頂いてから予約を受けなければならないからです。

 

中には変更内容をお客様に伝えることが漏れてしまい、知らずにツアーに参加したお客様から苦情を受けるケースもあります。しっかりと社内間で変更点を共有していかなければならないのです。

 

予約の回答処理について

 

予約の回答処理も旅行業者の大切な仕事です。事前に受けたお客様の予約について、予約の可否を問い合わせていた各手配会社から予約の手配が完了、もしくは不可の返事が返ってきているのを確認し、これをお客様にも伝えてあげなければなりません。

 

この作業を迅速に対応することで「トラパスの予約の手配は早くて安心である」とお客様に認識してもらうことが重要です。これが将来の予約に繋がり、結果としてトラパスファンを増やしていくことに繋がるのです。

 

もし手配会社などの都合によりお客様への連絡が遅くなってしまう場合には、必ずその理由をお客様に説明し、了承を貰うことも忘れてはいけないでしょう。

 

また予約に関して手配会社からの返事が不十分であったり、疑問がある場合には手配会社へ確認のメールを送ります。返事の遅いメールの場合には催促のメールを送る場合もあります。まだ返事が届いてない予約リストをピックアップして、メールで送付して、予約の手配状況を手配会社に確認をするのです。

 

万が一、予約の漏れなどがあった場合にはお客様に多大な迷惑をかけてしまうことになるので、入念なチェックが大切な業務になります。