旅行会社 組織

「旅行会社」の組織について

旅行会社の一例

 

旅行会社と一言でいっても、いろいろな部署・部門・組織に分かれていますので一概ではありません。ここでは日本国内で第三位のシェアを占める「日本旅行」を例に取って考えていきたいと思います。

 

日本旅行は従業員数2,478名(平成24年7月1日現在)の国内大手の旅行会社になります。海外支店・駐在事務所は世界11ヶ国37ヶ所に展開しており、国内だけでも7営業本部263支店が存在します。

 

 

旅行会社に設置されている部署

総務

旅行会社として事業をおこなっていくうえで必要な手続き全般(新規登録や更新登録)を担当している部署になります。また社員募集・福利厚生・社内環境整備なども取扱います。

 

経理

顧客かた預かった旅行代金(交通機関の運賃・宿泊費・観光代金など)を、業者へ送金したり、会社の帳簿を記録、整理したりする部署です。

 

旅行業者は切符や宿泊クーポン券などの旅行商品を販売する際に、顧客に対しては代金の受取と同時に切符や宿泊券といった商品を引き渡す。しかし運輸機関(鉄道や飛行機)や宿泊施設などにその代金を支払うまでには一定の期間が存在します。

 

このため顧客から受け取った旅行代金を、有効に資金運用し、会社の営業成績を向上させることも、会社として収益を上げるために必要な要素となります。

 

経理部署は早い集金による資金運営を計画する、大切な部署だといえるでしょう。

 

管理部門
販売または営業

乗車券や航空券などの切符類や、ホテル・旅館などの宿泊券などの販売業務が主となります。またこれらの商品を組み合わせた企画旅行商品、手配旅行などの販売もおこないます。

 

販売方法は大きく3つに分けられます。

 

@営業所でお客様が来店するのを待って販売する

 

A新聞・雑誌・テレビ・ダイレクトメール(DM)・ホームページなどを利用して宣伝をおこない、電話などで受付け販売する(無店舗販売)。

 

B外務員証明書を携帯して、他企業や団体を訪問し宣伝、販売する。※外務員証明書・・・営業所以外で旅行業務をおこなう場合、国土交通省令の定める様式による外務員証明書を携帯しなければなりません

 

近年、旅行商品の低価格競争の影響などもあり、旅行業者間の販売競争がますます過熱してきています。また営業所販売は、家賃・光熱費・水道代・スタッフの配置など・・・経費的な面でのコストが大きく、資金面から旅行会社にとって負担になるケースが増えてきました。

 

そこで旅行商品を販売するうえで必要な旅行業務取扱管理者を、本社に配置して販売できるA無店舗販売は大手旅行会社だけでなく、中小規模の旅行会社にとっても大きなメリットがあります。

 

人員コストの面からいっても、今後ますます無店舗型の販売方法が増えていくだろうと予測できます。

 

しかし販売の方法は変化していますが、販売を扱う部署は、旅行会社と顧客を結び、旅行先の案内や渡航手続きの説明、旅行代金の受取や、切符やクーポン券の引渡しなどをおこなう大切な「窓口」であることに変わりはありません。

 

企画

旅行商品を企画する部門です。旅行商品は切符や宿泊券を単体で販売するだけでなく、団体割引を適用したり(団体であるがために安く泊まれるホテルや旅館の予約)、バスや観光地の入場料、食事などを組み合わせて顧客にお得なプランを提案することが可能です。

 

また、こうしたプランにさらに添乗員などを取り付けて販売する、募集型旅行商品の企画をおこなうことも企画部門の大切な仕事です。

 

どこの観光地を、どんな交通機関で、どの宿泊先と結び付けるのか。その組み立て方次第で、プランや料金は大きく変わってきますし、旅行の良し悪しにも関わってくるでしょう。

 

したがって、現地の旅行事情の知識だけでなく、交通機関などを選定する知識や旅行者がどこにどんな目的で行きたがっているのか、顧客のニーズを汲み取る能力など総合的なスキルが求められる部署となります。

 

仕入れ

企画部署で作られた旅行商品に合わせて、各種交通機関の座席や、ホテルや旅館などの客室を確保する部署です。

 

特に年末年始・GW・夏休みといった年間を通してもっとも需要が高まる時期に、これらの需要にうまく応えることが、実績を確保・拡大していくためには必要不可欠になってきます。

 

したがって需要と供給の見込みを、出来るかぎり正確に掴む判断力が求められるでしょう。

 

手配

企画旅行商品や個人旅行者の電車の乗車券・航空券・ホテルや旅館・観光バスや観光ガイド・レストラン・観光スポットなどの予約連絡をおこなう部署です。

 

旅行者の人数や旅行日程の変更など、その都度、正確さと俊敏性が求められるのもこの部署の特徴です。

 

この手配業務にミスが生じると、旅行先で宿が足りなかったり、交通機関の乗れなかったり・・・最悪観光ができなかったりといったトラブルに発展することもあるでしょう。

 

旅行会社で働くうえで、もっとも基本的な知識を身につけることができる部署だといえます。

 

業務

予約済みの鉄道乗車券や航空券を発券したり、宿泊や観光用の旅行クーポン券を発行したりする部署です。

 

海外旅行を取り扱う旅行会社であれば、渡航に必要な旅行申請書やビザ申請などの書類作成の準備をおこなったり、海外旅行中に必要な顧客名簿や、海外の出入国カードの準備をおこなう部署になります。

 

宣伝

旅行商品のパンフレットや顧客へのDMなど、販売促進の宣伝物を制作したり、インターネットのホームページ作成などをおこなうのがこの部署です。また自社の旅行商品は販売してもらう業者や代理店などへ宣伝物を郵送したりもします。

 

「形のない商品」と言われる旅行商品にとって、商品のイメージを大きく左右するのもこのパンフレットなどに代表される広告物です。いかに他社より優れた魅力的な商品であるのか、最大限に宣伝しなければなりません。

 

会社のイメージや旅行商品のブランドを消費者に定着させるための大切な役割を担っています。